Тема очередного заседания кадрового клуба - "Должностная инструкция" - поначалу показалась не очень захватывающей. Казалось бы, ну о чем можно говорить: сухой документ, представляющий пустую формальность. Ан нет, не простая оказалась бумажка, и жаркие споры участников обсуждения показали это со всей очевидностью.

Открыла заседание менеджер по персоналу компании "Викма" Ярослава Лоянич, предложившая аудитории вместе порассуждать на тему, что представляет собой должностная инструкция (ДИ) и для чего она, собственно говоря, нужна. Все сошлись во мнении, что ДИ - часть существующего на предприятии стандарта, позволяющая унифицировать многие процессы. Не стоит забывать и о юридическом аспекте - ДИ является документом, на который может опираться как работодатель, так и работник, если, с их точки зрения, выполняемые обязанности не соответствуют описанным в инструкции.

Самый главный вопрос, интересовавший HR - менеджеров: каким образом составляется ДИ. Существует несколько способов. Например, HR предлагает работникам описать выполняемые служебные обязанности, а затем то же делает руководитель. Полученные результаты HR сводит воедино. Часто объединить собранные сведения довольно сложно, поэтому приходится обращаться к помощи эксперта. Особенно удачливыми считаются менеджеры по персоналу, которым достались в наследство от советского прошлого старые должностные инструкции, ибо в сочетании с вышеперечисленным они являются идеальной базой. О структуре ДИ прозвучали разные мнения, но Ярослава Лоянич обозначила ключевые пункты: функции работника, цель его деятельности, права и ответственность. Все остальное переносится на другие внутренние документы.

В отличие от западных ДИ со свойственным им крайним догматизмом, отечественные разработки отличаются гораздо большей гибкостью. Всем ли предприятиям необходимы ДИ - вопрос неоднозначный. Одни члены клуба утверждали, что ДИ необходима только тогда, когда у предприятия сформирована четкая структура. Другие, наоборот, доказывали, что ДИ является предваряющим этапом к построению данной структуры.

Вообще, составление ДИ - процесс трудоемкий и не должен полностью ложиться на плечи HR, так как является коллегиальным творчеством HR - службы и линейных менеджеров. В помощь им уже разработаны программы, например, Big Master, значительно облегчающий процесс составления ДИ.

Продолжила тему Виктория Чернова, ведущий специалист по персоналу ОАО "Одескабель", рассказавшая о том, как на предприятии составлялась ДИ и как она помогла в разрешении проблемной ситуации. А ситуация сложилась довольно - таки типичная: некоторые специалисты выполняли не свои функции, а о прямых обязанностях, к сожалению, напрочь забыли. Специалистам, подозреваемым в неэффективной работе, предложили заполнить анкету, в которую были включены вопросы о функциональных обязанностях и временных затратах на их исполнение. Отдел кадров подсчитал затраты рабочего времени всех специалистов и определил, что с данным объемом работы справится и половина отдела. На основе описанных работниками операций была составлена ДИ, которая помогла сэкономить предприятию значительные средства.

Нешуточные дебаты разгорелись по поводу того, нужно ли составлять ДИ для топ - менеджеров. С одной стороны, у них нет четко обозначенных функций, их работа - сплошь непредвиденные ситуации, а с другой, собственнику все равно нужно знать, чем его персонал занимается и что с него в конце концов потребовать. Компромисс был найден: в ДИ для топ - менеджера можно указать только права и ответственность, а функции он будет определять самостоятельно, исходя из стратегических целей предприятия.

Итак, должностная инструкция - очень тонкий инструмент для работы с персоналом, необходимый как руководителю, так и работнику, поскольку только на ее основе может происходить эффективное общение между сторонами.

Елена БУЗНИКОВА