Многие владельцы бизнеса задумываются об автоматизации рабочих процессов. Одним из этапов является внедрение виртуальной АТС, которая решит вопросы с автоматизацией телефонной и конференц-связи. Мы бы хотели познакомить читателей с этим инструментом на примере АТС - https://kyivstar.ua/business/ats, которую предлагает предпринимателям украинский национальный оператор Киевстар.

Распределение звонков

Виртуальная АТС объединяет все номера компании в общую корпоративную связь. Что происходит на практике? Все сотрудники могут одновременно совершать звонки с одного и того же номера. Это особенно необходимо фирмам, где функционирует отдел продаж, а менеджеры просто не кладут трубку. Если звонить параллельно, линия не будет занята как в стационарном или мобильном телефоне.

Также этот инструмент помогает распределить звонки между сотрудниками компании. Если клиент звонит на номер, вызов срабатывает у всех или определенных сотрудников по очереди с задержкой в несколько секунд. Это дает возможность оперативно ответить на звонок тому, кто не занят. Так компания не потеряет клиента, который по статистике не ожидает на линии больше 30 секунд.

Распределение устанавливают вручную или автоматически. Связь может распространяться даже на филиалы в других городах. При этом все исходящие звонки будут из одного номера.

Контроль расходов на связь

Одна из проблем, с которой сталкиваются компании - большие счета за телефон. Это связано с тем, что сотрудники злоупотребляют корпоративной связью и используют ее для своих нужд - звонят за границу или на платные номера. С виртуальной АТС можно запретить такие звонки, а также просматривать статистику исходящих вызовов. Сделать это несложно - на сайте Киевстар есть видео-инструкция.

Автоматизация процессов

Тот самый пункт, с которого мы начали статью. Большинство компаний, даже маленьких, используют CRM-систему, чаще всего Битрикс24. Так вот виртуальную АТС можно объединить с действующей CRM на предприятии.

Так менеджеры смогут выполнять звонки непосредственно через нее. Информация о вызовах будет храниться в системе. Это удобно, когда несколько человек параллельно обзванивают базу клиентов. Все разговоры записываются, что помогает решить спорные рабочие моменты.

Связь с коллегами и партнерами

Главное преимущество - бесплатная внутрикорпоративная связь. Сотрудники, даже находясь в соседних кабинетах, перезваниваются между собой, чтобы быстрее решить вопрос. С виртуальной АТС каждому из них присваивается короткий, обычно трехзначный, номер. Разговоры между ними не тарифицируются, даже если коллеги находятся в разных городах. При переезде в новый офис или другой город корпоративная связь будет качественно работать и не потребует смены номеров.

Еще один важный инструмент современного бизнес-процесса - конференц-связь. Киевстар предлагает услугу Smart conference на базе своей виртуальной АТС. Это полноценная платформа для проведения аудиоконференции. Программа включает e-mail рассылку и отправку голосовых сообщений на мобильные номера телефонов. Каждый участник получает напоминание и личный пароль для входа в комнату. Одновременно в ней могут участвовать 128 человек, аудиозапись при этом сохраняется. 

Таким образом, виртуальная АТС значительно повысит производительность труда, поскольку облегчит рабочий процесс путем автоматизации рутинных задач.