Когда собственник прикидывает, во сколько ему обходится штатный ИТ-специалист, он обычно смотрит на одну цифру: зарплату из вакансии. По данным work.ua, медиана по Украине для системного администратора в августе 2026 года составляет 40 000 грн (556 актуальных вакансий за три месяца). Именно эту сумму и закладывают в бюджет.

Проблема в том, что зарплата из объявления покрывает примерно три четверти реального счёта. Остальное распределено по другим статьям: часть списывается ежемесячно и незаметно, часть прилетает внезапно, в неподходящий момент. Разберём семь расходов, которые всплывают уже после того, как человека наняли.

Резервный игрок: кто остаётся за сисадмина, пока он в отпуске

Двухнедельный отпуск сисадмина не пауза для инфраструктуры: почта падает, ноутбук директора не включается, бухгалтерия не может подписать отчёт, потому что слетел ключ.

Вариантов закрыть эту дыру немного: нанять второго специалиста и удвоить статью расходов, вызвать мастера по объявлению и пустить незнакомца ко всем паролям компании, или позвонить сисадмину прямо в отпуск. Он отвечает, потому что порядочный человек, но делает это второпях, между морем и ужином.

Так устроены, например, сопровождение и ИТ-консалтинг для бизнеса в компании Senseti («Сенсети»): международный ИТ-интегратор закрепляет за клиентом группу инженеров разного профиля, а не одного человека, поэтому вопрос «кто заменит его на время отпуска» там не возникает.

Посчитайте сами, сколько раз за прошлый год вы звонили сисадмину в нерабочее время. Каждый такой звонок означает расход, который вы уже понесли, просто он не проходил через бухгалтерию.

Что скрывается за ставкой в вакансии

Это самый простой из семи расходов и тот, в котором чаще всего ошибаются.

На зарплату сверху начисляется единый социальный взнос, 22%. Порядок закреплён законом Украины о едином социальном взносе. Ещё 18% налога на доходы физлиц и 5% военного сбора удерживают уже из самой зарплаты, то есть на руки человек получает меньше, чем в договоре. Для компании это не экономия: деньги всё равно проходят через её счёт.

Посчитаем на медианной ставке 40 000 грн:

Разница между суммой в вакансии и реальным списанием, почти 9 000 грн ежемесячно, и это ещё до остального.

Оплаченные дни, в которые никто не работает

Ежегодный основной отпуск по закону не менее 24 календарных дней, то есть почти месяц, который оплачивается полностью.

Дальше больничные. Первые пять календарных дней болезни оплачивает работодатель из своего кармана, а с шестого подключается Пенсионный фонд. Каждый эпизод простуды у вашего единственного сисадмина означает пять оплаченных дней, в течение которых почта и резервные копии живут сами по себе.

Сложите: 24 дня отпуска, то есть около 17 рабочих, плюс больничный, отгулы и учебный отпуск. Из примерно 250 рабочих дней года получается около 225 дней реального присутствия, а платите вы за все 250, причём непредсказуемо: отпуск планируется на низкий сезон, а болезнь и срочное дело в семье нет.

Сертификация, которая устаревает быстрее техники

Знания сисадмина устаревают быстрее оборудования: то, что человек знал три года назад об облачных сервисах или защите почты, сегодня наполовину неактуально.

Один официальный экзамен на сертификат стоит от 165 до 300 долларов, от 7 000 до 13 000 грн, и это только сам экзамен, без курса подготовки, который стоит в разы дороже. Облако, сети и безопасность уже составляют три разных направления и три сертификации.

Здесь развилка, и оба пути стоят денег. Не вкладываетесь, значит инфраструктура отстаёт. Вкладываетесь, значит финансируете рост стоимости человека, который через год может уйти к другому работодателю с вашим сертификатом в резюме.

Лицензии, оформленные на чужую личную почту

Один специалист не справится голыми руками, поэтому ему нужны:

Лицензии считаются по числу устройств и оплачиваются ежегодно, поэтому для компании на 30 рабочих мест это ощутимая сумма, полностью на вас. Проверьте, на кого они оформлены: подписки часто покупают с личной почты специалиста, и формально они принадлежат ему, а не компании. В день увольнения выясняется, что доступ к консоли резервного копирования есть только у того, кто уже ушёл.

У подрядчика те же инструменты уже куплены и распределены между клиентами, поэтому в абонплате они стоят долю от полной цены: одна консоль мониторинга обслуживает два десятка компаний. Плюс лицензии оформлены на юрлицо подрядчика, и вопрос «на чью почту это зарегистрировано» не возникает вообще.

Час простоя в деньгах

Универсальных сисадминов не бывает: человек, отлично администрирующий офисную сеть, может ни разу не настроить отказоустойчивый кластер или миграцию почты на 200 ящиков. Когда такая задача прилетает, начинается обучение на ходу.

Стоимость простоя можно посчитать без сложных формул: возьмите месячный фонд оплаты труда людей, которые не могут работать, разделите на число рабочих часов в месяце (около 168) и умножьте на часы простоя.

Пример для компании на 30 человек со средней зарплатой 25 000 грн: фонд оплаты 750 000 грн, час простоя всей компании стоит около 4 460 грн, рабочий день, около 35 700 грн, и это только зарплаты, без сорванных отгрузок и штрафов. Посчитайте эту цифру для своего бизнеса: обычно она больше месячной стоимости обслуживания.

Когда уходит человек, который держал всё в голове

Этот расход не появляется годами, а потом появляется сразу весь.

Ваш сисадмин держит в голове структуру сети, пароли от роутера, договорённости с провайдером, историю того, почему именно этот сервер настроен так, а не иначе. Документации либо нет, либо она устарела на два года. Когда человек уходит, уходит и всё это.

Дальше приходится платить новому специалисту за время на чужую конфигурацию, менять служебные пароли, восстанавливать доступы с почты предшественника и почти всегда что-то переделывать с нуля. Больше всего времени отнимает не техника, а археология: понять, зачем в сети именно это устройство и кто такой «Витя от провайдера», которому звонят, когда пропадает интернет.

Ещё один сценарий, о котором не любят думать: человек не увольняется, а становится незаменимым, и вы уже не можете поспорить с ним насчёт бюджета на оборудование. Это не про деньги, а про управляемость компании.

Пятнадцать минут, чтобы увидеть реальный счёт

Это можно сделать самостоятельно, без консультантов и таблиц на сорок строк.

1. Возьмите начисленную зарплату и добавьте 22%. Это ваша ежемесячная база, а не цифра из головы.
2. Посмотрите в календарь за прошлый год. Сколько дней человек отсутствовал и кто закрывал задачи. Ответ «никто, подождали» тоже посчитайте, в днях.
3. Посчитайте обращения к сисадмину за одну неделю. Меньше десяти, вы платите за неполную загрузку. Больше сорока, один человек уже не справляется.
4. Посчитайте стоимость часа простоя по формуле из предыдущего раздела.
5. Проверьте, что случится завтра, если человек не выйдет на работу. Кто знает пароли, где копия, на кого домен. Если везде один и тот же человек, у вас не расход, а риск.

Первые четыре пункта дадут сумму. Пятый покажет, имеет ли она вообще значение.

Итоговая сумма: что попадает в бюджет, а что нет

Сведём пример для компании на 30 сотрудников с одним штатным специалистом на медианной ставке 40 000 грн (медиана work.ua, август 2026).

Верхние два пункта видит любой собственник: они проходят через бухгалтерию. Нижние три не оформлены как расход: подмена выглядит как звонок в отпуск, простой, как «ну, задержались», а риск увольнения не существует до того дня, когда наступает.

Эти три пункта и есть ответ на вопрос, почему «у нас же есть свой сисадмин» и «у нас всё работает» так часто расходятся.

На каком масштабе аутсорсинг обходится дешевле штата

Чёткой границы нет, но практика украинского рынка даёт ориентиры.

До 15 рабочих мест. Штатный специалист загружен процентов на тридцать. Вы платите полную ставку за неполную занятость, поэтому аутсорсинг почти всегда выигрывает по деньгам.

От 15 до 50 мест. Самая спорная зона. Один специалист уже загружен, но всё ещё один: без подмены, без второй экспертизы, без страховки на увольнение. Часто лучше работает смешанная модель: свой администратор закрывает ежедневные обращения, а внешняя команда отвечает за серверы и безопасность.

Свыше 50 мест. Нужен уже не администратор, а функция: первая линия поддержки, инфраструктура, безопасность, три разные компетенции, которые не закрыть одним человеком ни за какие деньги.

Когда свой человек в штате всё равно выгоднее

Такие случаи есть. Производство со специфичным оборудованием, требующим постоянного присутствия, внешняя команда не заменит. Бизнес вокруг собственного продукта требует внутренней экспертизы. А жёсткое требование, чтобы доступ к данным имели только штатные сотрудники, тоже аргумент в пользу своего человека.

И ещё один случай: у вас уже есть сильный специалист, которому вы доверяете, и он справляется. Тогда вопрос не в том, чтобы его заменить, а в том, чтобы снять риск единственной точки отказа.

Вопросы, которые задают чаще всего

Сколько стоит системный администратор в 2026 году?
Медиана по Украине, по данным work.ua, 40 000 грн, но с учётом ЕСВ реальный расход компании примерно на 22% выше ставки из вакансии.

Что выгоднее для компании на 20 человек?
Обычно смешанная модель: базовые обращения закрывает собственный специалист, а серверы, почту и безопасность ведёт подрядчик. Полностью штатный вариант на таком масштабе почти всегда переплата за недозагрузку.

Можно ли нанять сисадмина на полставки?
Можно, и на небольшом масштабе это работает. Минус в том, что аварии не согласуются с графиком: человек на полставки не может реагировать на падение в свои нерабочие часы.

Не получится ли так, что подрядчик будет знать о нашей инфраструктуре больше, чем мы сами?
Зависит от договора, а не от модели. В нормальной схеме документация принадлежит заказчику, а доступы оформлены на компанию. Спросите об этом до подписания.

Что делать, если сисадмин увольняется внезапно?
Сменить служебные пароли, проверить, на чью почту оформлены домен и лицензии, и зафиксировать то, что ещё помнят сотрудники. Замену лучше не нанимать второпях, а сначала описать, что именно должно обслуживаться.

Зарплата из объявления покрывает примерно три четверти того, во что обходится штатный сисадмин. Остальное складывается из налогов, оплаченных дней без работы, обучения, лицензий и трёх статей, которые вообще не попадают в бюджет: подмены на время отсутствия, простоя на сложных задачах и риска того, что вся инфраструктура держится на памяти одного человека.

Самое полезное после этого текста: посчитать стоимость часа простоя и сравнить её с месячной стоимостью обслуживания. Это одно арифметическое действие, а решение после него обычно становится очевидным.