Для бізнесу поїздка за кордон нерідко вирішується за тиждень. Переговори, виставка, підписання контракту. І раптом з'ясовується, що в головного працівника прострочений паспорт, а до вильоту лишається менше робочого тижня, за який треба і записатися на прийом, і подати документи, і встигнути забрати готовий паспорт.

У 2026 році ця проблема має рішення, але воно коштує грошей і вимагає точного планування.

Строки і ціни на закордонний паспорт

Державна міграційна служба з 1 січня 2026 року оформлює закордонний паспорт за 1 147 гривень у строк до 20 робочих днів, а терміновий, за три робочі дні, за 1 787 гривень. ДП «Документ» пропонує свої тарифи, 1 213 гривень за оформлення до 20 робочих днів і 1 565 гривень до 7 робочих днів.

Для компанії різниця у кількасот гривень навряд чи принципова. Важливіше інше. Три робочі дні рахують з дня подання, а не з дня, коли менеджер дізнався про поїздку.

Хто платить за терміновість

Законодавство не забороняє роботодавцю компенсувати працівнику витрати на оформлення паспорта для відрядження, і багато компаній так і роблять, проте такі витрати варто правильно задокументувати, щоб у бухгалтерії не виникло питань під час перевірки. Зазвичай достатньо наказу про відрядження і підтвердження оплати.

Що може зірвати графік

Для чоловіків від 18 до 60 років головним стає питання військового обліку, бо без оновлених даних оформлення документів може затягнутися, а поїздка за кордон взагалі залежить від окремих підстав для виїзду, які потрібно підтвердити документально. Для відряджень бізнес має враховувати ці правила заздалегідь.

Інша типова проблема полягає в розбіжностях у реєстрах. Стара помилка в прізвищі чи даті народження раптом зупиняє оформлення. На її виправлення йдуть тижні.

Як планувати

Компаніям, у яких працівники регулярно їздять за кордон, варто вести простий реєстр строків дії паспортів і нагадувати про заміну за кілька місяців, бо термінове оформлення рятує в критичній ситуації, але не повинно ставати звичайною практикою. Це дешевше і спокійніше.

Коли ж ситуація вже критична або документи мають проблеми, допоможе юридична підтримка з терміновим паспортом, адже юрист перевірить дані до подання і підкаже, що потрібно для виїзду в конкретному випадку.

Досвід компаній різний. Одні доручають це кадровику. Інші працівникові. Треті залучають юриста лише тоді, коли щось уже пішло не так, хоча консультація заздалегідь обходиться дешевше, ніж скасовані квитки і перенесені переговори.

Для малого бізнесу, де немає власного юриста, зручніше мати контакт фахівця, до якого можна звернутися в будь-який момент.

Фахівців, які працюють з документами для бізнесу та фізичних осіб, можна знайти на маркетплейсі ConsultantLM. Там видно відгуки, вартість послуг і досвід кожного юриста.

Коротко

Паспорт за три робочі дні коштує 1 787 гривень. Строки рахують з дня подання. Помилки в реєстрах і військовий облік здатні зірвати навіть найкращий план, тому готуватися варто заздалегідь.